Gode råd om kassesystemer

1. Hvor stor er bedriften?

Skal du ha et helt enkelt kassesystem som kun har basisfunksjoner, eller et omfattende POS (Point-of-sale)-system med en lang rekke funksjoner? Før du bestememr deg, bør du stilel følgende spørsmål: Hva forventer du av omsetning? Er du godt etablert? Har du historisk informasjon å støtte deg på – i tillegg til budsjettet ditt? Hvis du er i ferd med å starte en bedrift har du kanskje foretatt undersøkelser om hvor stor omsetningen din kommer til å bli de neste 12 månedene. Regner du med å vokse de neste fem årene? Selger du mange gjenstander eller bare noen få? Alt dette må vurderes når du skal velge kassasystem.

2. Oversikt over varebeholdningen

Dersom du har en bedrift med få varer, og ikke har så mange av hver, har du neppe behov for et veldig avansert kassasystem. Men om du selger store kvanta av mange forskjellige varer vil det lønne seg å investere i et system med flere funksjoner. Har du et kassasystem med POS-teknologi på plass så har du også muligheten til å ha full oversikt over varebeholdningen, i butikk og på lager, til enhver tid. På denne måten sparer du masse tid da du slipper unna den tradisjonelle varetelling der du fysisk teller alle varene i butikk og på lager. Da vet du hele tiden om du må bestille nye varer.

3. Kan kassepunktet hjelpe meg å øke salget?

Med et kassasystem som er integrert med regnskapsførers systemer, for eksempel Accountor Online, bruker du mindre tid på regnskapet, og har dermed mer tid til det du kan best. For å optimalisere salget har du også anledning til å hente ut statistikk i sanntid, som gir deg de tallene du ønsker der og da.

Med oversiktlige systemer på kassen, som er enkle og intuitive å betjene, vil du spare tid på hver enkelt kunde, og dermed øke effektiviteten. Kundene vil også få en bedre kjøpsopplevelse, noe som bidrar til å bygge lojalitet, slik at sannsynligheten for at de kommer tilbake til din butikk øker.

4. Sikkerhet – hva må du tenke på?

Det meste av betaling foregår i dag med bankkort, men det er fremdeles noe kontanter i omløp. Ved å sørge for sikkerhetstiltak, som passordstyrt tilgang, vil ikke en uærlig person ha tilgang til å forsyne seg med kontanter. Uvedkommende vil heller ikke ha tilgang til sensitiv informasjon om din omsetning. Det er heller ikke mulig for folk uten passord å slå inn noen beløp som ikke skal slås inn.

5. Hvorfor er dette viktig for meg?

Myndighetene er opptatt av å hindre svart omsetning, og har innført ny kassasystemlov som trer i kraft 1. januar 2017. Leverandører av kassasystemer er pålagt å levere kassasystemer som oppfyller kravene etter denne datoen. Dette innebærer at systemet er satt opp slik at det blir vanskeligere å skjule kontantsalg, og dermed unndra skatter og avgifter. Leverandører må levere produkterklæring til Skatteetaten om at kravene oppfylles før de kan selge, låne ut eller leie ut nye kassasystemer. Ved manglende dokumentasjon kan leverandører bli ilagt gebyrer.

Loven vil gjelde for alle bokføringspliktige som driver kontantsalg (ikke nettsalg), og det nye kassasystemet må være på plass hos alle bedrifter det gjelder innen 1. januar 2019. Så om du vurderer nytt kassasystem må du huske å ta høyde for dette.